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Franca Landerer
23. Mai 2024

Restriktionen - Der Spagat zwischen Revenue-Optimierung und Buchungs-Blockade

Restriktionen, also die gezielte Einschränkung der Wahlmöglichkeiten des Gastes, klingt zunächst befremdlich in einer Dienstleistungsbranche wie der Hotellerie. Doch in Wahrheit sind Restriktionen ein mächtiges Werkzeug mit Vor- und Nachteilen für Hoteliers und Gäste. Bevor sich dieser Beitrag mit der Sinnhaftigkeit von Restriktionen beschäftigt und tiefer in die Materie einsteigt, werden zunächst verschiedenen Arten von Restriktionen erläutert und ein Blick auf die praktischen Anwendungsmöglichkeiten geworfen.

Restriktionen beziehen sich grundsätzlich auf spezifische Regeln, Bedingungen oder Einschränkungen, die von Hotels festgelegt werden, um ihren Geschäftsbetrieb zu steuern. Diese Restriktionen können verschiedene Bereiche abdecken, darunter Preisgestaltung, Buchungsbedingungen, Verfügbarkeit von Räumlichkeiten und Dienstleistungen sowie allgemeine Kapazitätsbeschränkungen.

Mindestaufenthaltsdauer (MinLos) Diese Restriktion legt fest, dass der Gast eine bestimmte Anzahl von Nächten im Hotel bleiben muss, um an diesem Tag buchen zu können.

Zum Beispiel kann ein Hotel einen MinLos von 2 Nächten für das Wochenende festlegen, um sicherzustellen, dass die Zimmer von Freitag bis Sonntag gebucht werden und das Hotel so eine höhere Auslastung erreicht.

Maximale Aufenthalts- dauer (MaxLos) Wird eine Maximale Aufenthaltsdauer als Restriktion gesetzt, so begrenzt diese die Anzahl der Nächte, die Gäste maximal im Hotel buchen können.
Minimum Stay Through Diese Restriktion legt fest, wie viele aufeinanderfolgende Übernachtungen ein Gast während eines bestimmten Zeitraums buchen muss.

Im Gegensatz zur MinLos, die sich auf bestimmte Tage bezieht, kann die Minimum Stay Trough für einen Zeitraum wie beispielsweise Ferienzeiten oder besondere Veranstaltungen gelten. Diese Restriktion hilft dem Hotel, längere Aufenthalte während Zeiten mit hoher Nachfrage zu fördern und die Kapazitätsauslastung zu maximieren.

Wenn beispielsweise ein Minimum Stay Through von 2 Nächten auf einen Samstag gesetzt wird, muss der Gast, sobald die Nacht von Samstag involviert ist, zwei Nächte bleiben. Dies kann dann Freitag und Samstag Nacht sein oder auch Samstag und Sonntag Nacht. Hier zeigt sich auch der Unterschied zum starreren Mindestaufenthalt, der sich dezidiert nur auf die Nächte bezieht, an denen er gesetzt wird.

Maximum Stay Through Die Maximum Stay Trough Restriktion bezieht sich auf die maximale Dauer, über die ein Gast buchen kann, um bestimmte Termine oder Ereignisse wie Ferienzeiten oder spezielle Veranstaltungen abzudecken.
Closed to Arrival (CTA) Wird diese Restriktion gesetzt, ist für potenzielle Gäste an diesem spezifischen Tag oder in diesem spezifischen Zeitraum keine Anreise möglich. Diese Art der Restriktion ermöglicht es dem Hotel, Ressourcen wie Personal und Reinigung effizienter zu planen und Kapazitätsengpässe zu vermeiden oder stark nachgefragte Tage durch ein Nicht Erlauben der Anreise zu schützen und auf die Schultertage umzulenken.
Closed to Departure (CTA) Wenn eine Closed to Departure Restriktion gesetzt ist, können potenzielle Gäste an diesem spezifischen Tag oder in diesem spezifischen Zeitraum nicht abreisen. Sie müssen also entweder einen Tag länger buchen oder früher abreisen.

## Weitere Restriktionsmöglichkeiten

Stornierungs-

bedingungen:

Diese Restriktion definiert die Bedingungen, unter denen Gäste ihre Buchung stornieren können. Hierbei können unterschiedliche Gebühren oder Fristen für Stornierungen festgelegt werden. Klare Stornierungsbedingungen dienen dazu, unerwünschte Buchungsveränderungen zu minimieren und die Planungssicherheit für das Hotel zu gewährleisten.
Restriktionen von Zimmerkategorien: Diese Restriktion beschränkt die Verfügbarkeit bestimmter Zimmerkategorien für bestimmte Gästegruppen oder Buchungskanäle.
Booking Window Restriction: Bei dieser Art der Restriktion sind Buchungen an den Buchungszeitraum gekoppelt. Darunter fallen zum Beispiel Frühbucherrabatte oder Last-Minute Angebote.
Restriktionen von Ratencodes: Durch verschiedene Ratencodes kann festgelegt werden, wer welche Rate buchen darf. Dementsprechend können Sonderkonditionen bestimmten Gästegruppen vorbehalten werden.

Warum Restriktionen im Hotel sinnvoll sein können

Im Kern sollen Restriktionen dazu dienen, den Betrieb effizienter zu gestalten und die Umsätze zu maximieren, indem sie den Fluss von Buchungen und die Nutzung von Ressourcen optimieren. Dabei profitieren nicht nur die wirtschaftlichen Aspekte des Hotels, sondern auch die Gäste. Restriktionen können dazu beitragen, dass die wahrgenommene Qualität der Dienstleistungen verbessert wird, indem eine angenehme und entspannte Erfahrung geboten wird. Wenn beispielsweise Restriktionen dazu eingesetzt werden, dass die Einrichtungen des Hotels weniger überfüllt sind, führt dies zu einer entspannteren Atmosphäre und lange Warteschlangen beim Check-In, Check-Out oder am Frühstücksbuffet können vermieden werden. Einige Beispiele und Gründe dafür, wie Restriktionen für ein Hotel vorteilhaft sein können, lassen sich bereits aus der oben stehenden Tabelle entnehmen. Um dies genauer zu beleuchten, betrachten wir im Folgenden zwei Szenarien:

Stellen Sie sich vor, ein Hotel bietet sehr flexible Stornierungsbedingungen an, die es den Gästen erlauben, ihre Buchung auch kurzfristig kostenfrei zu stornieren. Bei schlechtem Wetter tendieren viele Gäste dann dazu, ihren Städtetrip kurzfristig abzusagen oder zu verschieben, da sie keine finanziellen Konsequenzen fürchten müssen. Durch angemessene Stornierungsbedingungen kann das Hotel jedoch sicherstellen, dass Gäste ihre Buchungen sorgfältig überdenken und im Voraus planen, was die Auslastung und damit die Rentabilität des Hotels stabilisiert.

Eine weitere sinnvolle Anwendung findet sich in der Nutzung der "Closed to Departure" Restriktion. Angenommen, ein Hotel erwartet an einem bestimmten Tag eine große Anzahl von Abreisen, sei es aufgrund von Veranstaltungen oder saisonalen Schwankungen. Hier könnte das Hotel entscheiden, für diesen Tag eine "Closed to Departure" Restriktion festzulegen. Durch die Begrenzung der maximalen Anzahl von Abreisen kann das Hotel sicherstellen, dass ausreichend Zeit und Personal für die Zimmerreinigung zur Verfügung stehen, um einen reibungslosen Check-out-Prozess in gewohnter Servicequalität zu gewährleisten. Zudem besteht die Möglichkeit, dass ein potenzieller Gast bei der Buchung seinen Aufenthalt um mindestens eine weitere Nacht verlängert, was Buchungslücken schließen kann. Zusammenfassend tragen Restriktionen nicht nur zur Steigerung der Betriebseffizienz, Generierung zusätzlichen Umsatzes und Entlastung des Personals bei, sondern verbessern auch das Gesamterlebnis für die Gäste. Dies wiederum trägt zur Verbesserung der Hotel Reputation bei, was sich ebenfalls positiv auf zukünftige Buchungen und den Umsatz auswirkt.

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Wieso Restriktionen nicht unbedingt sinnvoll sein können

Goethe sagte einst “In der Beschränkung zeigt sich erst der Meister”, aber gilt das auch für Restriktionen in der Hotellerie? Richtig eingesetzt können sie den Umsatz eines Hotels steigern und buchungsfördernd wirken. Doch jede Medaille hat ihre Kehrseite. Restriktionen können dem Gast ein Stück seiner Buchungsfreiheit nehmen, was sich im schlimmsten Fall buchungshemmend auswirkt. Denn zu strenge Buchungs- oder Stornierungsbedingungen können potenzielle Gäste abschrecken und sie dazu veranlassen, bei der Konkurrenz mit flexibleren Regelungen zu buchen. Eine zu starre Restriktionspolitik könnte also letztendlich den Mitbewerbern in die Karten spielen und die eigene Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen. Daher ist es entscheidend, die Strategien seiner direkten Mitbewerber zu kennen und entsprechende Buchungsbedingungen anzubieten, die den Markt, sowie die Interessen des Hotels, als auch die Bedürfnisse der Gäste berücksichtigen. Aus diesem Grund verfügt das Revenue Management System von Hotellistat über eine integrierte Restriktionstabelle, die es dem Hotelier ermöglicht, alle festgelegten Restriktionen schnell und einfach zu überblicken. Diese Tabelle bietet nicht nur eine Übersicht über bestehende Restriktionen, sondern ermöglicht es auch, neue Restriktionen nach Bedarf festzulegen. Es sei darauf hingewiesen, dass die Möglichkeiten zur Festlegung neuer Restriktionen lediglich durch die Möglichkeiten des Hotel-PMS begrenzt sind.

Der Balanceakt

Wie viele Restriktionen brauche ich und wie viel ist zu viel? Diese Frage lässt sich leider nicht pauschal beantworten. Schließlich hat jedes Hotel seine ganz eigene Zielgruppe, eine eigene Strategie und aufgrund seiner geografischen Lage unterschiedlich viel Nachfrageschwankung und Wettbewerb. Wir erleben es in Revenue-Strategie-Beratungen regelmäßig, dass Hoteliers sich beklagen, dass für einen bestimmten Zeitraum kein Pickup festzustellen ist, obwohl die Nachfrage im Markt hoch ist und die Mitbewerber mit einem ähnlichen Preisniveau zahlreiche Buchungen erhalten. In solchen Situationen genügt oft ein Blick auf die festgelegten Restriktionen. Häufig überschneiden sich diese, und immer länger werdende Mindestaufenthalte machen es den Gästen unmöglich, zu buchen. Auch sollte man sich, um beim Mindestaufenthalt zu bleiben, stets die Frage stellen, ob man nicht doch die Buchung einer hohen Zimmerkategorie zu einem Premiumpreis auch für eine Nacht akzeptieren würde. Fällt die Antwort positiv aus, sollte man den Mindestaufenthalt nur auf die unteren (günstigeren) Zimmerkategorien setzen. Grundsätzlich gilt als Faustregel, wenn das eigene Team nicht mehr nachvollziehen kann, wieso eine Restriktion gesetzt wurde, dann kann es der Gast auch nicht. Manchmal ist weniger eben mehr.

Zusammenfassung

Restriktionen in der Hotellerie sind einen Balanceakt zwischen der Optimierung von Umsatz und der Vermeidung von Buchungshemmnissen. Vielfältig in ihrer Anwendung, von Mindest- und Maximalaufenthaltsdauer bis hin zu Beschränkungen von Zimmerkategorien und Stornierungsbedingungen, können sie dazu beitragen, den Betrieb effizienter zu gestalten und das Gästeerlebnis zu verbessern. Jedoch ist ein ausgewogener Ansatz bei der Festlegung von Restriktionen von entscheidender Bedeutung. Restriktionen müssen strategisch und mit Blick auf den Markt und die Gästebedürfnisse eingesetzt werden, um die Bedürfnisse des Hotels und seiner Gäste optimal zu erfüllen. Richtig verwendet sind und bleiben Restriktionen in vielerlei Hinsicht ein mächtiges Werkzeug für das Revenue Management.

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